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列下待办清单对工作有什么好处?

列下待办清单对工作有什么好处?

我们想让你知道的是

随着工作越来越忙,心理学家Art Markman认知到非得找出一个方法,才能让大小事都安排妥当。于是,他试着开始列清单,然后发现借着写下待办事项,他得以编列各个工作的排程并如期完成每项任务,更发现了若干益处。

文:SmartM/黄立升

你是否也常被工作压得喘不过气,面对庞杂的工作却没有头绪?美国心理学专家、知名作家Art Markman博士也曾经面临这项难题,喜欢保有时间弹性的他,曾经很长一段时间排斥用「列清单」的方式管理时间。然而,随着工作越来越忙,他认知到非得找出一个方法,才能让大小事都安排妥当。于是,他试着开始列清单,然后发现借着写下待办事项,他得以编列各个工作的排程并如期完成每项任务。他表示,写下待办清单不只能有效排定任务的优先顺序、循序渐进完成任务,更对心理有三项非常关键的益处。

一、有助于大脑记忆

写下待办清单的过程非常类似于在演讲及上课时做笔记。当我们写下笔记时,大脑必须将外部的资讯内化与统整成可用的知识;许多研究也指出于课堂写笔记得到的知识,比单纯看和听要来得多得多。

写下待办清单时,我们的心理也有相似的处理过程。在我们处理任务、排定任务的先后顺序时,同时也在处理与内化这些资讯。我们排定这些任务资讯的先后顺序,取决于我们事前针对这项资讯付出多少心思与考量。当你对一项任务付出越多心力,那么这项任务对你而言越不易忘记。这就是为什么我们总是能轻易地按照待办清单的顺序记忆起各项任务。

二、抽象的目标转换为实际行动

艰难的任务通常有一个相对较广泛、抽象的目标,借着写下待办清单,我们能将这个抽象的目标切割成具体而有序的行动步骤,也就是把大任务化约成许多的小任务。好比今天我们必须完成一项简报,我们针对完成简报写下各个需要完成的事项:先搜集及检索背景资料,接着投入时间制作,最后检查简报的文字与编排。

在我们循序渐进地完成任务时,通常会遇到始料未及的状况。然而,事先写下待办清单的好处是,即使遇到临时状况,也能依据原先就设定好的行动计划,快速盘点、调整顺序与应变,而不会乱无章法或是像一盘散沙。

三、去芜存菁,排除琐事

在每日的工作排程中,我们常常会面临无以计数的琐事。这些琐事会打扰工作,并占用大量宝贵的时间。而当你写下了待办清单,并依据待办清单的事项设定进度,就能筛去杂事,把专注力用在真正重要的事情。

如果有一天你发现,行事历已经被事情塞满,容不下任何新的项目,这是一个很好的警讯,表示你需要重新检视时间是否已被次要的任务占据?找出这些任务并适时提出反应与建议,空出时间来进行真正重要的任务排程。

倘若养成写下工作清单的习惯,即使没有完成,至少在事前就对时间与任务做了盘点与规划。每天要记住、完成的事情那么多,但脑袋只有一个,藉由写下待办清单,可以作为自己的第二记忆库,妥善规划时间,在面对庞杂工作时才能留有余裕处理临时状况。

参考资料:How Writing To-Do Lists Helps Your Brain (Whether Or Not You Finish Them)(Fast Company)

(本文来源于:SmartM人才培训网,原文发表于此

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